Systeme bleiben
Ihr Team arbeitet weiter im vertrauten ERP, Shop, CRM oder PDF-Prozess.
Für ERP-, PDF- und API-Prozesse
E-Rechnungen automatisieren – ohne ERP-Wechsel
RechneX ergänzt Ihre bestehenden Abläufe um valide XRechnung und ZUGFeRD. Wir richten Datenübernahme, Prüfregeln, Freigaben und Ausgabe so ein, dass Finance und IT zuverlässig damit arbeiten können.
- Kostenlos und unverbindlich
- Ersteinschätzung innerhalb eines Werktags
- Anonymisierte Belege genügen
Ihr automatisierter Ablauf
Vom Quellsystem zur validierten E-Rechnung
PDF
ERP
API
RechneX Prüfschicht
Passend zu Ihrem Prozess eingerichtet
Daten zuordnen, Pflichtfelder ergänzen, Sonderfälle prüfen, fachlich freigeben und technisch validieren.
XRechnung
ZUGFeRD
ERP-RückgabeDownloadDirektversand
Nur geprüfte Rechnungen gehen raus. Der Doppelversandschutz gibt zusätzliche Sicherheit im Tagesgeschäft.
XRechnung 3.0ZUGFeRD 2.5Factur-X 1.09EN 16931KoSIT- und Mustang-PrüfungKontrollierte Freigabe
Bestehende Systeme weiter nutzen
Die E-Rechnung kommt hinzu. Ihr Prozess bleibt.
Ein Systemwechsel nur für die E-Rechnung kostet Zeit und bindet Fachwissen. RechneX ergänzt genau die Stelle, an der aus vorhandenen Rechnungsdaten ein strukturiertes, geprüftes Format werden muss.
Ausnahmen bleiben sichtbar
Fehlende Angaben und unsichere Fälle werden nicht stillschweigend übernommen.
Automatisierung wächst mit
Vom betreuten Pilot bis zu Batch und API wird nur eingerichtet, was Sie benötigen.
Passend zu Ihrem Ablauf
Was RechneX in Ihrem Rechnungsprozess übernimmt
Sie erhalten keine starre Standardlösung, sondern die Bausteine, die zu Ihren Systemen, Belegarten und Freigaben passen.
Bestehende Systeme anbinden
ERP, CRM, Shop oder interne Anwendung bleiben im Einsatz. RechneX übernimmt vorhandene Exporte oder Daten über eine abgestimmte Schnittstelle.
PDF und Stapel verarbeiten
Vorhandene Rechnungs-PDFs und größere Belegmengen werden strukturiert übernommen. Korrekte Rechnungen laufen weiter, während Ausnahmen sichtbar bleiben.
Fachlich prüfen und freigeben
Fehlende Angaben, unsichere Zuordnungen und Sonderfälle werden gezielt zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Rechnung ausgegeben wird.
Vom fertigen Beleg direkt zum Empfänger
Nach der Prüfung senden Sie XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus RechneX. Empfänger wählen, Versand auslösen, fertig. Antworten kommen bei Ihrer festgelegten Adresse an; Ihr Steuerbüro kann auf Wunsch automatisch eine Blindkopie erhalten.
Vom Musterbeleg zum Betrieb
Eine Einrichtung mit klaren fachlichen Freigaben
Der produktive Weg wird erst festgelegt, wenn Daten, Belegarten, Regeln und Testausgaben zu Ihrem tatsächlichen Ablauf passen.
ERP & WaWi
PDF & Upload
REST-API
CRM & Shop
Batch
Freigaben
- 01
Ausgangslage klären
Wir erfassen Quellsystem, Belegarten, Monatsvolumen, Empfängeranforderungen und den gewünschten Ausgabeweg. Anonymisierte Musterbelege reichen für die erste Prüfung.
- 02
Pilot aufsetzen und validieren
Pflichtfelder, Steuerlogik und Sonderfälle werden passend zu Ihrem Ablauf abgebildet. Repräsentative Testausgaben werden fachlich und technisch geprüft.
- 03
Produktiven Prozess einrichten
Nach Ihrer Freigabe richten wir den passenden Betrieb als betreute Verarbeitung, Batch-Ablauf oder API-Anbindung ein. Fehler und Ausnahmen bleiben nachvollziehbar.
Transparenz im Betrieb
Sie sehen, was durchläuft – und was Aufmerksamkeit braucht
Status, Warnungen und konkrete Fehler bleiben nachvollziehbar. Die folgende Darstellung verwendet ausschließlich fiktive Beispieldaten.
Stapelverarbeitung · Beispiel
Vier Belege im aktuellen Lauf
2 bereit1 prüfen1 Fehler
Demo-2026-1048
validiert- Quelle
- ERP
- Format
- XRechnung
- Nächster Schritt
- Bereit zur Übergabe
Demo-2026-1049
Prüfung erforderlich- Quelle
- Format
- ZUGFeRD
- Nächster Schritt
- Fachlich prüfen
Demo-2026-1050
freigegeben- Quelle
- API
- Format
- XRechnung
- Nächster Schritt
- Bereit zur Übergabe
Demo-2026-1051
Fehler- Quelle
- Format
- ZUGFeRD
- Nächster Schritt
- Pflichtfeld korrigieren
| Rechnung | Quelle | Format | Status | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|
| Demo-2026-1048 | ERP | XRechnung | validiert | Bereit zur Übergabe |
| Demo-2026-1049 | ZUGFeRD | Prüfung erforderlich | Fachlich prüfen | |
| Demo-2026-1050 | API | XRechnung | freigegeben | Bereit zur Übergabe |
| Demo-2026-1051 | ZUGFeRD | Fehler | Pflichtfeld korrigieren |
Demo-Prüfbericht
RX-DEMO-1051.xml
Pflichtangabe fehlt
Die erforderliche Erwerberreferenz wurde nicht gefunden.
Fachliche Prüfung
Die Bestellnummer für diesen Empfänger sollte geprüft werden.
XML-Struktur bestanden
Syntax und Grundstruktur sind technisch valide.
Ein Prozess für alle Beteiligten
Finance, IT und Management erhalten die Klarheit, die sie brauchen
Buchhaltung & Operations
Für Finance
- Weniger manuelle Übertragung
- Klare Status- und Fehlerhinweise
- Fachliche Freigabe vor der Ausgabe
ERP & Integration
Für IT
- Bestehende Systeme bleiben erhalten
- Definierte Schnittstellen und Rückmeldungen
- Zentral gepflegte Formatregeln
Geschäftsführung & CFO
Für Management
- Planbare Einführung statt Systemwechsel
- Vom Pilot zu höheren Volumen skalierbar
- Klare Zuständigkeiten im Betrieb
Sicherheit und Zusammenarbeit
AVV, Datenverarbeitung und Freigaben werden gemeinsam geklärt
Für die erste Einschätzung reichen anonymisierte Unterlagen. Vor dem produktiven Start stimmen wir Datenfluss, Rollen, Löschfristen, Unterauftragsverarbeiter und technische Anforderungen transparent mit Ihnen ab. Nach der im Angebot und AVV je Prozess festgelegten Frist; ohne abweichende Vereinbarung gelten die Fristen der jeweils eingesetzten Standardfunktion.
AVV verfügbar
Verarbeitung und Unterauftragsverarbeiter werden dokumentiert.
Kontrollierte Freigabe
Unsichere Belege werden nicht ungeprüft ausgegeben.
Verschlüsselte Übertragung
Externe Verbindungen werden per SSL/TLS geschützt.
Abgestimmtes Löschkonzept
Fristen werden passend zum vereinbarten Prozess festgelegt.
Kostenlose Ersteinschätzung
Erhalten Sie eine erste Einschätzung zu Ihrem Rechnungsprozess.
Beschreiben Sie kurz Ihr Ausgangssystem und Volumen. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine persönliche Einschätzung zu Integrationsweg, kritischen Belegarten und den nächsten Schritten.
- • Persönliche Rückmeldung statt automatischer Standardantwort
- • Einschätzung zu Integrationsweg und kritischen Belegarten
- • Klare nächste Schritte für Beispielbelege und technische Abstimmung
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor der Ersteinschätzung wissen möchten
Können wir unser bestehendes Rechnungssystem weiter nutzen?
Ja. RechneX Enterprise ergänzt Ihr ERP, CRM, Shop- oder Rechnungsprogramm um die strukturierte E-Rechnung. Welcher Integrationsweg am besten passt, klären wir anhand Ihres Exports, Ihrer Belegarten und anonymisierter Beispielrechnungen.
Können PDF-Rechnungen automatisiert umgewandelt werden?
Ja, wenn die benötigten Rechnungsdaten zuverlässig erkannt oder ergänzt werden können. Für wiederkehrende Abläufe richten wir geprüfte Regeln für Layoutvarianten, Pflichtfelder, Steuerlogik und Sonderfälle ein. Unsichere Belege werden nicht ungeprüft ausgegeben.
Welche Systeme und Übertragungswege können angebunden werden?
Möglich sind unter anderem REST-API, ERP- und CSV-Exporte, CRM- oder Shop-Daten, Datei-Uploads sowie bestehende PDF-Prozesse. Die konkrete Anbindung richtet sich nach den verfügbaren Daten, dem Volumen und dem gewünschten Rückgabeweg.
Unterstützt RechneX größere Rechnungsvolumen und Freigaben?
Ja. Rechnungen können stapelweise verarbeitet und nach Status getrennt werden. Fachlich korrekte Belege laufen weiter; fehlende Angaben, Warnungen oder Sonderfälle werden gezielt angehalten und einer vereinbarten Freigabe zugeführt.
Welche Formate und Prüfungen werden unterstützt?
RechneX unterstützt aktuell XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09. XRechnungen werden mit den geltenden KoSIT-Regeln geprüft; ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien werden einschließlich der relevanten PDF/A-3- und XML-Anforderungen validiert.
Können wir Rechnungen direkt aus RechneX an unsere Kunden senden?
Ja. Der optionale Direktversand wird passend zu Ihrem Enterprise-Prozess eingerichtet. Ihr Team wählt den Hauptempfänger und versendet die fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei direkt aus RechneX. Antworten landen an Ihrer festen Antwortadresse, das Steuerbüro kann automatisch eine Blindkopie erhalten und RechneX schützt vor versehentlichem Doppelversand.
Wie startet ein Enterprise-Projekt?
Sie beschreiben Ausgangssystem, Belegarten, Monatsvolumen und gewünschte Ausgabe. Danach klären wir, welche anonymisierten Musterbelege für eine belastbare Einschätzung benötigt werden. Erst nach erfolgreichem Pilot und Ihrer Freigabe wird der produktive Prozess eingerichtet.